Il est probablement de notoriété publique que la numérisation a atteint presque tous les aspects de notre vie, y compris les cabinets médicaux. Mais il ne s’agit en aucun cas d’une tendance négative, car un « cabinet médical numérique » profite à vos patients, à vos employés et à vous-même. Apprenez ici comment planifier l’introduction d’un logiciel de cabinet médical et quelles fonctions il doit remplir. Vous obtiendrez également un aperçu des coûts et une comparaison des différents fournisseurs de programmes.

Informations générales sur le logiciel de pratique

Aujourd’hui, un cabinet médical qui doit répondre aux exigences techniques actuelles ne peut plus se passer d’un système de gestion de cabinet fonctionnant efficacement, le PVS en abrégé. Ce dernier est le cœur numérique de votre cabinet, l’outil de soutien pour toutes vos tâches administratives, organisationnelles et opérationnelles. C’est pourquoi le critère d’exclusion décisif lors de son achat ne devrait pas être en premier lieu le prix. La question principale devrait plutôt être de savoir si cet outil peut augmenter le « flux de travail » de votre cabinet. Contrairement au logiciel de l’appareil, le logiciel du médecin ne s’applique pas seulement à l’utilisation des appareils individuels, mais structure également toutes les étapes de travail pertinentes. Par conséquent, ce programme de cabinet doit être un ajout numérique à votre équipe de pratique et ne doit pas causer de désagréments majeurs. N’oubliez jamais que vous et votre personnel travaillez avec tous les jours.

Selon la situation actuelle de l’étude, vous pouvez économiser ce que l’on appelle des « micro temps » avec le software informatique approprié. Le résultat final est que vous pouvez gagner jusqu’à 25 % de votre temps. Cependant, il est important de noter que non seulement ce système est à jour, mais aussi le système d’exploitation de vos ordinateurs de cabinet et les ordinateurs eux-mêmes ne sont pas dépassés. Des technologies dépassées peuvent en effet avoir des impacts négatifs sur le logiciel et le flux de travail.

Départements, fournisseurs et prix

Il est difficile de donner une indication exacte des prix d’un logiciel d’entraînement, car les prix diffèrent d’un fournisseur à l’autre. En outre, de nombreux fabricants se montrent très discrets à cet égard, de sorte que les coûts des programmes ne sont pas accessibles au public et, dans la plupart des cas, l’offre finale dépend des fonctions (supplémentaires) dont vous avez besoin. En outre, certains vendeurs offrent des services à leurs clients. Par exemple, ils proposent, généralement moyennant un supplément, que ce système soit mis en place par le fournisseur lui-même. Calculer les coûts de mise en œuvre du nouveau logiciel dans le système de pratique existant. Les petits prestataires sont souvent moins chers que les grands prestataires qui ont fait leurs preuves. Toutefois, des programmes moins chers ne signifient pas toujours une perte de qualité ou de fonctionnalité : essayez les packs de démonstration gratuits des fournisseurs les moins chers et vous pouvez vous attendre à des coûts d’achat uniques et à des frais mensuels ou annuels pour les mises à jour.

Toutefois, certains fournisseurs sont passés à un modèle de location, de sorte qu’il n’y a pas de coût d’acquisition, mais seulement une redevance mensuelle d’utilisation, qui comprend déjà toutes les mises à jour. Les modèles de prix, dans lesquels la facturation est basée sur les postes de travail, sont particulièrement clairs. Ici, le médecin en tant que responsable du cabinet est généralement facturé à un prix mensuel plus élevé et chaque utilisateur supplémentaire à un prix mensuel plus bas.

Le champ d’application va de la simple gestion du cabinet à la numérisation complète du cabinet.

Des programmes universellement applicables pour différents domaines

Une grande partie des programmes disponibles est conçue pour un usage universel et peut être complétée par des options d’extension modulaire. En conséquence, le champ d’application des différents programmes est très large. Tous les programmes disponibles sont déjà équipés des fonctions de base de l’administration des patients (dossier numérique du patient) et de l’organisation du cabinet (gestion des rendez-vous, factures, etc.) dans le module de base. Les fabricants offrent la possibilité d’intégrer de nombreux modules spécialisés librement configurables. Aussi avec ce système, et vous n’avez pas à vous passer de ce confort. Toutefois, une particularité dans le domaine des programmes universels est la solution logicielle de pratique, qui n’est disponible que sur les ordinateurs Mac, les iPads et les iPhones.

Logiciel de pratique pour les praticiens des médecines douces

En comparaison avec les solutions logicielles pour les autres domaines spécialisés, les programmes pour les praticiens alternatifs sont relativement peu coûteux. Cela est principalement dû au fait que des solutions modulaires très complètes sont rarement nécessaires, mais la valeur ajoutée de ce système réside dans la simplification de la création des factures, des listes de patients et des rendez-vous. En outre, tous les programmes sont conçus pour les petits et moyens cabinets, mais pas pour les grands cabinets, bien que les praticiens alternatifs soient généralement aussi plus susceptibles d’être basés dans des cabinets plus petits. Cette méthode convainc par son fonctionnement convivial, sa conception uniforme et ses différents modules de gestion des factures, des listes de patients, du livre de caisse et d’un client de messagerie électronique. Toutefois, l’application ne peut être installée que sur des ordinateurs Windows. Contrairement au logiciel, il n’est pas seulement disponible sous le système d’exploitation Windows, mais aussi sur les ordinateurs Mac et Linux. Le logiciel offre des fonctions similaires à celles des autres programmes, mais il présente une particularité. Le système est basé sur un navigateur et les données sont accessibles de n’importe où grâce à une ligne Internet fonctionnelle.

Logiciel de pratique pour les thérapeutes

La valeur ajoutée des solutions logicielles pour les thérapeutes de tous types réside dans la combinaison du calendrier de traitement avec les fonctions de facturation des services fournis. Par conséquent, l’application est principalement utilisée dans la planification et l’organisation de la pratique thérapeutique. Il existe essentiellement trois programmes parmi lesquels vous pouvez choisir. Ce dernier, et celui du Centre allemand de calcul médical, est facile à utiliser et clairement agencé. Cela permet même aux débutants d’utiliser l’application en toute sécurité.

L’application est divisé en modules et peut être utilisé dans de nombreux sous-domaines thérapeutiques (centres de thérapie, cliniques, studios de fitness). Même les confirmations de rendez-vous ou autres rappels peuvent être envoyés aux patients simplement par SMS. Enfin, il présente également un grand avantage :

  • Cette solution est gratuite et sert à la gestion des rendez-vous des patients et à la planification des chambres.

Logiciel de pratique pour les dentistes

Dans le domaine des solutions logicielles pour les cabinets dentaires, deux systèmes se sont essentiellement imposés : Celle de CompuGroup Medical et le logiciel du fabricant du même nom EVIDENT GmbH.

Les deux systèmes programmes sont conçus pour répondre aux exigences particulières d’un cabinet dentaire et offrent de nombreuses possibilités pour faciliter l’organisation des données des patients et accélérer les processus de travail. Toutefois, les deux solutions ne sont disponibles que sur demande et le prix varie en fonction des modules choisis. Même les exigences légales (par exemple pour la facturation) sont prises en compte par le logiciel, ce qui accélère considérablement la création des factures.

C’est conçu pour les cabinets dentaires de taille moyenne et de grande taille et il soutient principalement la gestion du cabinet. En plus des modules de base, d’autres modules axés sur les soins dentaires ou orthodontiques sont disponibles sur demande. En outre, il dispose des interfaces communes (VDDS, interface pour FiBu-doc, etc.).

Conseils pour l’achat de programmes de pratique (liste de contrôle)

Le marché des programmes d’entraînement est largement diversifié et difficile à étudier. Alors que certains fabricants proposent leurs programmes pour les médecins de différentes spécialités, certains programmes d’autres fournisseurs ne sont par exemple destinés qu’à la spécialité dentaire. Bien entendu, il est également important de savoir à quel système d’exploitation le programme en question est destiné. Il doit être compatible avec le matériel informatique de votre cabinet. En principe, un logiciel d’entraînement qualifié doit avoir des fonctions de base essentielles. Il s’agit notamment de fonctions d’organisation et d’administration de vos documents, dont l’utilité dépend essentiellement de la taille de votre cabinet. Les petites pratiques, par exemple, ne nécessitent généralement pas de fonction complexe pour gérer les ressources en personnel, les salles de traitement et les équipements. Il est donc préférable d’éviter les fonctions dont vous n’aurez finalement pas besoin et de réduire ainsi les coûts d’acquisition.

Un programme d’entraînement est-il vraiment nécessaire ?

La numérisation des domaines spécialisés les plus divers ne s’arrête même pas au secteur médical et entraîne de nombreux changements dans les processus de travail. Dans le même temps, de nombreux médecins craignent de modifier leurs méthodes de travail éprouvées et de passer à des programmes de pratique. Mais vous n’êtes pas obligé de le faire, si vous intégrez correctement le programme dans votre travail quotidien, vous pouvez bénéficier d’une réduction énorme de la charge de travail.

En particulier, les très petits cabinets avec seulement quelques employés peuvent probablement garantir une productivité élevée, même sans programme d’entraînement. Cependant, même un cabinet de trois personnes peut économiser beaucoup de paperasserie grâce à un programme, et vous pouvez également bénéficier de nombreuses autres possibilités. Les données des patients peuvent être stockées numériquement, les flux de travail peuvent être structurés et l’équipement médical peut être intégré au programme. En fin de compte, ce n’est pas seulement le médecin et l’équipe du cabinet qui bénéficient de la décision d’utiliser un programme de cabinet, mais aussi vos patients. Les possibilités de numérisation, le cabinet sans papier ?

L’organisation systématique des données des patients et d’autres informations fonctionne encore principalement sur papier. Il existe déjà sur le marché de nombreuses solutions programmeles qui stockent les données de contact, les rendez-vous ou les conversations complètes dans un nuage et rendent les données accessibles à tout moment et en tout lieu. C’est un avantage énorme pour accélérer la routine quotidienne dans un cabinet médical. En particulier, l’administration de divers rendez-vous, questionnaires ou données pertinentes sur les patients peut également être résolue numériquement.

Bien que cela ne rende pas l’utilisation du papier complètement obsolète, cela permet de réduire considérablement son utilisation sans aggraver le « workflow », bien au contraire. Les formulaires peuvent être remplis sur une tablette, même les taxes ou les commandes passées sont saisies par le programme et placées et stockées dans un contexte approprié.